Regeling 13
'Advies regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen' (336kB)
De opvolger voor de bestaande regeling 'bouw en inrichting van archiefruimtenen archiefbewaarplaatsen' is in de maak
Op dit moment heeft het voorstel nog de adviesstatus, maar is hij al wel gepubliceerd.
Uit de inleiding van de regeling
..............................................................................................................................................
De ministeriële Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen
(Regeling 13) geeft kwaliteitsvoorschriften voor de bouw en inrichting van twee typen
depots bestemd voor de duurzame bewaring van archiefbescheiden die tot het cultureel
erfgoed behoren.
In archiefruimten berusten de archiefbescheiden ingevolge de Archiefwet 1995 maximaal
dertig jaar. In archiefbewaarplaatsen liggen de stukken voor onbepaalde tijd.
Archiefruimten fungeren als ‘voordepot’ van de archiefbewaarplaatsen. Regeling 13 stelt
lichtere eisen aan archiefruimten dan aan archiefbewaarplaatsen. Het medium (digitaal,
papier of anderszins) doet hierbij niet ter zake. De voorschriften van Regeling 13 vullen
het Bouwbesluit aan. Regeling 13 is een uitvoeringsregeling van het Archiefbesluit 1995,
artikel 13, en trad in september 2001 in werking. Zij geldt voor de gehele overheid.
Evaluatie
In de toelichting op Regeling 13 heeft de staatssecretaris van OCW destijds aangekondigd
dat Regeling 13 getoetst zou worden op actualiteitswaarde, bruikbaarheid en effectiviteit.
Hiertoe heeft de staatssecretaris voor Cultuur en Media in december 2004 een evaluatiecommissie
ingesteld. Deze ‘Commissie 13’ bestaat uit zes vertegenwoordigers van
archiefinspecties op verschillende bestuursniveaus, het Nationaal Archief en de
Rijksgebouwendienst (zie bijlagen C en D).
Commissie 13 heeft bij het uitwerken van haar evaluatieopdracht de volgende
onderwerpen in haar advies betrokken:
- beleid en maatschappelijke omgeving;
- nut en noodzaak van Regeling 13;
- juridische knelpunten;
- ontwikkelingen in Nederland en in het buitenland;
- ervaringen met Regeling 13 (uitvoering en handhaving);
- gebruik van Regeling 13 op andere erfgoedterreinen dan overheidsinformatie.
Commissie 13 wilde een breed gedragen advies opstellen en heeft hiertoe
uitvoeringsorganisaties (Nationaal Archief en Rijksgebouwendienst), nalevingsplichtige
overheidsorganisaties, toezichthouders en andere belanghebbenden geraadpleegd.
bron:"Advies Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (Regeling 13)"
..............................................................................................................................................
Enkele relevante punten met betrekking tot archiefstellingen
Een van de belangrijke wijzigingen betreft het loslaten van de maximale depotgrootte voor wat betreft archiefruimten.
In de nieuwe regeling wordt er geen maximum gesteld aan de depotomvang mits aan een aantal belangrijke voorwaarden wordt voldaan. Deze verruiming zou met name voor mogelijke commerciele partijen interessant kunnen zijn. De voorwaarden zijn echter dermate ingrijpend, dat men zich kan afvragen of een depot met een hoogte van 6 meter economisch gezien rendabel te maken is. Indien in een dergelijke ruimte een maximale opslagcapaciteit gecreeerd wordt met behulp van bijvoorbeeld verrijdbare stellingen voorzien van een roostervloer dan dient men zich te realiseren dat juist die roostervloer op problemen stuit. Om een beginnende brand in een dergelijke grote ruimte beheersbaar te houden (de compartimentering in de huidige regeling is namelijk vervallen) worden hoge eisen gesteld aan de sprinkler- en detectieinstallatie.
Al met al worden op een aantal gebieden de mogelijkheden vergroot, maar weer ingeperkt door hogere eisen.
Meer weten over de regeling, en de gevolgen ervan?
Bel ons op 055-3689549 of neem contact met ons op via het contactformulier