Alles traceerbaar...altijd...met Rails
Rails weet wat waar staat.
Opname in database
Het traceren van documenten kan op diverse manieren. Allereerst door gewoon in een database op te nemen welke dozen en documenten zich in welke cassette bevinden. Plain en simpel de eenvoudigste oplossing en ook de kleinste investering
RFID
Efficienter is het bijvoorbeeld alle archiefdozen te voorzien van een RFID-tag. Dit is standaard mogelijk en geïmplementeerd binnen RAILS.
RFID maakt het mogelijk alle archiefdozen willekeurig te bergen zonder samenhang en overzicht te verliezen. RFID zorgt ervoor dat geregistreerd wordt wie welke stukken ophaalt uit RAILS en terugbrengt en waar de stukken staan. Daarnaast is het mogelijk een raadpleegautorisatie in te voeren. Per archiefstuk of categorie archiefstukken kan toegewezen worden welke persoon of afdeling deze mag opvragen.
Een volledige raadpleeghistorie wordt bewaard zodat altijd te achtehalen is wie op welk moment welk stuk in zijn bezit had.
Daarnaast was het controleren van de aanwezige stukken nog nooit zo eenvoudig. Één druk op de knop, en enkele seconden later heeft u een compleet overzicht van uw inventaris. Zonder het archief in te hoeven.